Sygnaliści: procedura zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych

Kogo dotyczy, co powinna zawierać i jak prawidłowo wdrożyć ją w podmiocie?

Zacznijmy od tego, kto ma obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ten będzie ciążyć tak na podmiotach prywatnych jak i publicznych, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Wyjątkiem są gminy i powiaty. Dla tych jednostek samorządu terytorialnego została ustanowiona nadrzędna zasada. Obowiązek wdrożenia procedury dotyczyć będzie jedynie tych gmin i powiatów, które mają powyżej 10 000 mieszkańców.

Kogo zatem uwzględnić w obliczeniach powyższej liczby 50 osób?  Jak wynika z art. 23 ust. 2 ustawy z 14.6.2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej jako „ustawa”): „do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.”

Pamiętać przy tym należy o podkreśleniu „pracy zarobkowej” oznacza to bowiem, że do tej liczby nie będą zaliczać się osoby wykonujące pracę nieodpłatnie (np. wolontariusze).

Określenie „w przeliczeniu na pełne etaty” oznacza w dużym uproszczeniu, ze należy zsumować ilość osób zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy.

Tytułem przykładu: podmiot zatrudnia 20 pracowników na pełen etat, 10 pracowników na 0,5 etatu i 4 pracowników na ¼ etatu. Dokonując przeliczenia wygląda to następująco: 20 pełnych etatów + 5 etatów (10 pracowników x 0,5 etatu) + 1 etat (4 pracowników x ¼ etatu) – razem 26 etatów.

Z kolei osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, to de facto osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło, świadczenia usług itp.). Ważne jest, by osoby z którymi zostały zawarte te umowy nie zatrudniały do jej realizacji innych osób, które ten rodzaj pracy wykonywać.

Mylące jest użycie w art. 23 ust. 2 spójnika „lub”. Sugeruje on rozłączność kryteriów obliczania liczby osób wykonujący h pracę zarobkową na rzecz podmiotu. W praktyce jednak intencją ustawodawcy było by do liczby 50 osób wliczać zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jak i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Z pewnością elementy obligatoryjne wskazane w ustawie. Nie mniej samo przygotowanie procedury nie wystarczy, ponieważ przepisy wskazują na liczne dokumenty, które będą niezbędne dla prawidłowego procedowania zgłoszeń. Przede wszystkim są to upoważnienia dla osób, które będą przyjmować lub/i prowadzić działania następcze. Należy pamiętać, że nikt nie będzie mógł podejmować jakichkolwiek czynności związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów, bez stosowanego upoważnienia. Co więcej, jeżeli  podmiot będzie chciał, by pracownik prowadził rejestr zgłoszeń wewnętrznych, również będzie musiał tego pracownika odpowiednio umocować. Konieczne będzie nadto przygotowanie formularza zgłoszeń wewnętrznych, który będzie zawierać wszystkie elementy wymagane przez ustawę. W zależności od sposobu dokonania przez sygnalistę zgłoszenia ustnego przydatne będą równie formularze protokołów z przebiegu tych zgłoszeń. Potrzebne będą również dokumenty, które będą wysyłane informacyjnie sygnaliście jak np. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia czy informacja zwrotna o podjętych lub planowanych działaniach następczych. Ponadto, oczywiście dokumenty związane z ochroną danych osobowych.

Konsultacje ze związkami zawodowymi i wejście w życie

Aby skutecznie wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, należy przede wszystkim skonsultować jej treść z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli takowe w podmiocie nie działają, wówczas konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Z uwagi na fakt, iż ustawodawca przewidział jedynie formę konsultacji, ewentualny brak zgody związków zawodowych czy przedstawicieli pracowników na treść procedury, nie zablokuje jej wprowadzenia. Ustawa wskazuje nadto na termin, w jakim konsultacje mają się odbywać. Nie mogą one trwać krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni.

Kiedy już treść procedury zostanie skonsultowana i ustalona wówczas należy ją podać do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Licząc od tego momentu, procedura wejdzie w życie po 7 dniach. Należy pamiętać, że informację o treści procedury należy przekazać nie tylko pracownikom, ale i osobom, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne, w tym stażystom, wolontariuszom czy praktykantom.

Prac związanych z procedurą jest wiele a termin na jej wprowadzenie zbliża się nieubłaganie. Konieczne jest podjęcie niezwłocznych działań w celu jej opracowania a następne wdrożenia.