Zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością  – o czym należy pamiętać?

Miesiąc czerwiec to dla spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostatni dzwonek na zwołanie i przeprowadzenie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Co do zasady, zgromadzenie to powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. O czym należy pamiętać przy jego organizacji?

Przedmiot obrad

Przedmiotem jego obrad, zgodnie z art. 231 § 2 KSH,  powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Należy również pamiętać o wyborze nowych członków organów spółki,  w sytuacji, w której kadencja dotychczasowych władz spółki uległa zakończeniu. Obecnie, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.  Tym samym, jeśli ktoś był powołany do organów spółki w 2021 roku na trzy lata, to jego ponowny wybór powinien nastąpić w 2025 roku.

Nie można również zapomnieć  o konieczności podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki, jeśli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zapasowego.

Zwołanie Zgromadzenia

 Co do zasady organem uprawnionym do zwołania zgromadzenia wspólników jest zarząd spółki. To on przygotowuje zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia i wysyła je do wspólników. Jeśli jednak Zarząd z jakichkolwiek powodów nie zwoła zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie określonym w kodeksie spółek handlowych albo umowie spółki, to wówczas prawo jego zwołania przysługuje radzie nadzorczej, jak również komisji rewizyjnej.  Zdarza się również, że umowa spółki może przyznać uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników także innych osobom.

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Należy pamiętać, że minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników.

Jeśli natomiast wspólnik wyraził pisemną zgodę i podał adres E- Mail, na które zawiadomienie powinno być wysłane, to wówczas może być one wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną.

Należy pamiętać, żeby w zaproszeniu wskazać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad, a także w przypadku planowanej zmiany umowy spółki istotne elementy treści planowanych zmian.  

Dzień zwołania zgromadzenia wspólników  jest również istotny ze względu na treść art. 231 § 4¹ KSH. Od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, wspólnik może żądać od zarządu wydania mu dokumentów odpowiadających treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania. Dokumenty te zarząd spółki udostępnia niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania.

Należy również pamiętać, że kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość odbycia się zgromadzenia wspólników w trybie art. 240 KSH, to jest bez formalnego zwołania, gdy wszyscy wspólnicy będą obecni i żaden z nich nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Miejsce Zgromadzenia

Zgromadzenia Wspólników odbywają się co do zasady w siedzibie spółki. Umowa spółki może jednak zawierać postanowienia, na podstawie których zgromadzenie wspólników może odbyć się w innych miejscach, to jest wskazać te miasta wprost w umowie wspólników. Tytułem przykładu zapis taki może brzmieć „Zgromadzenia Wspólników odbywają się w siedzibie Spółki oraz Wrocławiu, Warszawie i Gdańsku”.

Tym samym każdorazowo przy sporządzaniu zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników należy sprawdzić w umowie spółki, w jakiej miejscowości może się ono odbyć.     

Przebieg zgromadzenia. Kworum.

Uprawnionymi do głosowania w zgromadzeniu wspólników – jak wskazuję zresztą jego nazwa – są wspólnicy. Co do zasady każdemu z nich przysługuje na zgromadzeniu jeden głos, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Dlatego każdorazowo należy sprawdzić umowę spółki, czy nie zawiera ona w tym przedmiocie odmiennych postanowień.

Co do zasady, zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Uchwały zaś podejmowane są bezwzględną ważnością głosów, chyba że z umowy spółki albo kodeksu spółek handlowych wynika inaczej. Tytułem przykładu – zgodnie z kodeksem spółek handlowych –  uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, jej rozwiązania lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów a uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki większością trzech czwartych głosów. Zgody natomiast wszystkich wspólników, których dotyczy wymaga uchwała obejmująca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom.

Co do zasady głosowanie na zgromadzeniu wspólników ma charakter jawny. Należy jednak pamiętać, że przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych zarządza się głosowanie tajne. Głosowanie w tym trybie należy również zarządzić na żądanie chociażby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.

Pełnomocnik na zgromadzeniu

Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu także przez pełnomocników. Przy udzielaniu pełnomocnictwa trzeba jednak mieć na uwadze art. 243 § 3 KSH, który stanowi, że pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu ani pracownik spółki. Samo pełnomocnictwo powinno zostać udzielone na piśmie.

 Podczas zgromadzenia wspólników nie wolno również zapominać, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Sprzeciw

Jeśli wspólnik chciałby zaskarżyć uchwałę zgromadzenia wspólników, to musi pamiętać, żeby na zgromadzeniu głosować „przeciw” uchwale, gdyż oddanie głosu „wstrzymującego” pozbawia go takiej możliwości.  Następnie, to jest bezpośrednio po odczytaniu wyników głosowania nad uchwałą, którą chce zaskarżyć (nie na końcu zgromadzenia!) powinien zgłosić do protokołu „sprzeciw”. W praktyce obok samego zgłoszenia i zaprotokołowania sprzeciwu, warto mieć przygotowane uzasadnienie do sprzeciwu – nawet kilkuzdaniowe, które może stać się załącznikiem do protokołu.

 Podsumowanie

 Zwyczajne zgromadzenie wspólników podejmuje kluczowe decyzje dla Spółki, dlatego ważne jest jego odpowiednie przygotowanie.  Zastosowanie wyżej przedstawionych wskazówek  z pewnością powinno pomóc Państwu w prawidłowej organizacji  zgromadzenia wspólników i jego przeprowadzenie w skuteczny i sprawny sposób.