Agata Wencel-Socha, radca prawny
Burmistrz, starosta lub inny organ administracji publicznej (dalej w tekście będzie to organ I instancji) wydał decyzję, która jest dla nas niekorzystna albo z której treścią się nie zgadzamy. Przykładowo: decyzją nałożono na nas obowiązek zapłaty kary pieniężnej lub zwrotu otrzymanych środków. Na końcu decyzji, w krótkim pouczeniu, znajduje się formułka zaczynająca się od słów: „Od niniejszej decyzji służy odwołanie…”. Co zatem musimy wiedzieć, aby skutecznie złożyć odwołanie do organu II instancji? Poniżej odpowiadam na najczęściej zdawane pytania.
1. Jaki jest termin na wniesienie odwołania i jak ten termin liczyć?
Na wniesienie odwołania mamy 14 dni od daty doręczenia nam decyzji, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia. Przepisy szczególne mogą przewidywać termin inny i dlatego ważne jest, żeby zapoznać się z treścią pouczenia zwartego w decyzji. Organ I instancji zobowiązany jest do wskazania w tym miejscu m.in. terminu odwołania oraz organu II instancji właściwego do rozpoznania naszego odwołania.
Dla zachowania terminu nie jest konieczne złożenie odwołania bezpośrednio w siedzibie organu I instancji. Odwołanie można wysłać pocztą – wówczas liczy się data nadania odwołania – czyli ogólnie rzecz ujmując data:
– wysłania odwołania na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej (tzw. e-doręczenie),
– nadania odwołania w polskiej placówce pocztowej tzw. operatora wyznaczonego (czyli w placówce Poczty Polskiej),
– złożenia odwołania w polskim urzędzie konsularnym,
– złożenia odwołania przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,
– złożenia odwołania przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku,
– złożenia odwołania przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
2. Czy zawsze można złożyć odwołanie?
Zasadniczo tak, ale nie jest dopuszczalne wnoszenie odwołania od decyzji, od której uzasadnienia odstąpiono z tej przyczyny, że uwzględniono w całości żądania strony. Od takiej decyzji przysługuje skarga, którą kieruje się bezpośrednio do sądu administracyjnego. W tym przypadku obowiązuje domniemanie, że strona będąca adresatem decyzji (i wnioskodawcą) będzie zadowolona z rozstrzygnięcia, stąd brak możliwości wniesienia odwołania. To nowa regulacja prawna, obowiązująca od 12.5.2023 r.
3. Gdzie składa się odwołanie?
Prawidłowo odwołanie składa się do organu II instancji za pośrednictwem tego organu, który wydał decyzję, czyli organu I instancji. Zatem odwołanie należy zaadresować i wysłać do organu wydającego decyzję.
Gdybyśmy jednak wysłali odwołanie bezpośrednio do organu II instancji, to nic straconego. W takiej sytuacji organ II instancji zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania odwołania organowi I instancji i jeśli odwołanie zostało wniesione do organu odwoławczego przed upływem terminu na odwołanie (czyli jak powyżej wskazała, – najczęściej 14-dniowego) to uważa się je za wniesione w terminie.
Gdyby natomiast doszło do naszej omyłki i błędnie wskazalibyśmy organ odwoławczy, to organ I instancji przekaże je organowi właściwemu, tym samym naprawiając nasz błąd.
4. Czy odwołanie mogę wnieść mailem?
Wysłanie odwołania „zwykłym” mailem nie odniesie oczekiwanego przez nas skutku, ponieważ nie zostanie ono rozpatrzone.
Zgodnie z przepisami KPA odwołanie (tak jak i inną korespondencję kierowaną do organu) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Przy czym „na piśmie” należy rozumieć jako dokument sporządzany na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Zaś „w postaci elektronicznej” oznacza, że w tej formie odwołanie, aby zostało skutecznie wniesione, musi zostać przesłane albo na adres do doręczeń elektronicznych organu, czyli za pośrednictwem e-doręczenia, albo na konto w systemie teleinformatycznym organu, czyli za pośrednictwem platformy e-PUAP.
Natomiast podania kierowane do organu na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej (czyli „zwykłym” mailem), o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej, pozostawia się bez rozpoznania.
5. Co należy napisać w odwołaniu? Czy odwołanie powinno zawierać uzasadnienie?
Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli z niego wynika, że nie jesteśmy zadowolony z wydanej decyzji. Odwołanie nie musi również przybierać żadnej specjalnej formy, musi natomiast zostać sporządzone w formie pisemnej. Oczywiście korzystnym jest uzasadnienie naszego stanowiska, tak aby organ II instancji rozpatrując odwołanie miał szansę poznać nasze argumenty.
Tu warto wskazać, iż organ II instancji przy rozpatrywaniu odwołania bada całe postępowanie i wydaną decyzję, nie tylko w tym zakresie w jakim wskażemy w odwołaniu. Bywa także tak, że zauważy błędy organu I instancji, na które my mogliśmy nie zwrócić uwagi.
W odwołaniu można zawrzeć również wniosek o przeprowadzenie nowych dowodów w sprawie i np. załączyć nowe dokumenty lub zawnioskować o przeprowadzenie oględzin lub przesłuchania nowych świadków. Jeżeli organ II instancji uzna to za uzasadnione, może na wniosek oraz z urzędu, przeprowadzić dodatkowe postępowanie w celu uzupełnienia dowodów oraz materiałów zebranych w sprawie, co dalej może doprowadzić do zmiany pierwotnie wydanej decyzji.
6. Co z wykonalnością decyzji? Czy muszę już ją zrealizować?
Złożenie odwołanie przedłuża termin, w którym decyzja nie podlega wykonaniu. Tu jednak trzeba zastrzec, że zasada ta nie działa w przypadku decyzji, którym został nadany rygor natychmiastowej wykonalności oraz decyzji podlegających natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy. Przykładem takiej decyzji jest decyzja wydawana na podstawie art. 31 ust. 4 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych: w przypadku stwierdzenia niespełnienia przez organizatora warunków określonych w zezwoleniu, organ może wydać decyzję o przerwaniu imprezy masowej.
Jeżeli decyzją nałożono na nas zatem np. obowiązek zapłaty kary pieniężnej, to do czasu rozpatrzenia odwołania obowiązek ten jest wstrzymany.
7. W jakim terminie organ odwoławczy rozpoznana odwołanie?
Organ II instancji na rozpatrzenie odwołania ma jeden miesiąc, a termin ten jest liczony od dnia otrzymania odwołania, jednak przepisy szczególne mogą wyznaczać inne terminy. Natomiast o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ jest obowiązany zawiadomić oraz podać przyczyny zwłoki, wskazać nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia.
8. A co jeśli w decyzji organ I instancji nie zawarł wszystkich rozstrzygnięć? Czy wtedy również mam składać odwołanie?
W takiej sytuacji możemy wystąpić o uzupełnienie decyzji do organu, który ją wydał. Co istotne uzupełnienie może dotyczyć rozstrzygnięcia, prawa do odwołania, wniesienia powództwa lub skargi oraz sprostowania pouczenia. Termin na żądanie uzupełnienia decyzji to 14 dni od dnia jej doręczenia lub ogłoszenia.
Organ wydaje w takiej sytuacji postanowienie, w którym albo uzupełni decyzję albo odmówi jej uzupełnienia. Wówczas termin na wniesienie odwołania biegnie od dnia doręczenia lub ogłoszenia nam tego postanowienia.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.)
Klikając „Akceptuję cookies”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych.