Alicja Rostkowska, radca prawny
Dynamika prowadzenia biznesu często uniemożliwia osobiste uczestnictwo wspólników w zgromadzeniach. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są takie sprawy, które na mocy przepisów KSH bądź postanowień umowy spółki muszą zostać rozstrzygnięte w formie uchwały Zgromadzenia Wspólników. Poza zmianami umowy spółki najczęściej do kompetencji Zgromadzenia Wspólników zastrzeżone są sprawy związane ze sprzedażą oraz nabyciem nieruchomości, wyrażaniem zgody na zaciąganie zobowiązań o określonej wartości czy wyrażaniem zgody na zbycie udziałów.
Zgodnie z art. 243 KSH wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocnika, a pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Co istotne, art. 243 KSH jest przepisem szczególnym w stosunku do przepisów ogólnych o pełnomocnictwie i wystarczająca jest forma pisemna jego udzielenia nawet wtedy, gdy dla uchwały zgromadzenia wspólników wymagana jest forma aktu notarialnego – jak np. zmiana umowy spółki czy nabycie nieruchomości.
Od 2016 na skutek dodania do KC art. 78(1), do porządku prawnego została wprowadzona tzw. forma elektroniczna czynności prawnej, która jednocześnie została zrównana w swych skutkach z formą pisemną. Znaczy to, że nawet jeśli dla ważności czynności prawnej zastrzeżona jest forma pisemna, to można dokonać jej w formie elektronicznej, przez opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W konsekwencji pojawiła się wątpliwość, czy pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać udzielone także w formie elektronicznej. Należy bowiem mieć na uwadze, że – jak już wskazano powyżej – przepis art. 243 Kodeksu spółek handlowych co do zasady jest przepisem szczególnym, a przepisy Kodeksu cywilnego stosuje się do spraw dotyczących funkcjonowania i organizacji spółek handlowych tylko w takim zakresie, w jakim sprawy te nie są uregulowane przez Kodeks spółek handlowych (art. 2 KSH).
Kodeks spółek handlowych nie zawiera przepisów o formach czynności prawnych. Zastrzega dla niektórych czynności kwalifikowaną formę, jak np. formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi (umowa zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) czy formę aktu notarialnego (zawarcie i zmiany w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjnej, obniżenie i podwyższenie kapitału zakładowego w tych spółkach), jednak co do zasady nie statuuje form czynności prawnych właściwych tylko dla spółek handlowych i odmiennych od tych uregulowanych w Kodeksie cywilnym. Przepisy części ogólnej Kodeksu cywilnego – w tym właśnie przepisy dotyczące form czynności prawnych – mają w tym zakresie charakter ustrojowy i znajdują zastosowanie do wszystkich stosunków prawnych powstałych na gruncie prawa cywilnego, zatem nie tylko tych unormowanych w Kodeksie cywilnym, jak różnego rodzaju umowy zobowiązaniowe, lecz również stosunków prawnych powstałych na gruncie prawa pracy – jak umowy o pracę, umowy o zakazie konkurencji, prawa rodzinnego – jak umowy majątkowe małżeńskie czy właśnie przepisy o spółkach handlowych.
Udzielenie pełnomocnictwa niewątpliwie jest czynnością prawną – oświadczeniem woli złożonym przez mocodawcę pełnomocnikowi, w którym mocodawca upoważnia określoną osobę do dokonania w jego imieniu określonych czynności faktycznych i prawnych. Pełnomocnictwo może obejmować upoważnienie do reprezentowania mocodawcy na zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i wykonywania prawa głosu, a także innych praw korporacyjnych. Na gruncie cytowanych wyżej przepisów należy więc uznać, że pełnomocnictwo do reprezentowania wspólnika podczas zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać skutecznie udzielone w formie elektronicznej, przez opatrzenie dokumentu pełnomocnictwa kwalifikowanym podpisem elektronicznym, taka forma jest bowiem zrównana ze zwykłą formą pisemną.
Umożliwienie udzielenia pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w formie elektronicznej czyni tę czynność mniej formalną, a tym samym w szerszym zakresie umożliwia odbywanie zgromadzeń i podejmowania koniecznych uchwał także w przypadku nieobecności wspólnika.
Dla porównania należy zwrócić uwagę na regulację szczególną dotyczącą formy pełnomocnictwa do udziału w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy akcyjnej spółki publicznej. Zgodnie z art. 412(1) § 2 KSH pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu akcyjnej spółki publicznej i wykonywania prawa głosu musi być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej, przy czym udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W stosunku więc do akcjonariuszy spółki publicznej ustawodawca jeszcze bardziej złagodził formę udzielenia pełnomocnictwa, poszerzając możliwości wykonywania praw z akcji przez pełnomocnika. Jednocześnie powyższy przepis wprowadzający wyjątek co do sposobu udzielenia pełnomocnictwa w formie elektronicznej a contrario potwierdza stanowisko, iż do pełnomocnictw udzielanych na gruncie Kodeksu spółek handlowych zastosowanie znajdują ogólne przepisy Kodeksu cywilnego o formach czynności prawnych. Gdyby bowiem powyższy przepis nie zawierał zastrzeżenia, że udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, byłby zbędny, albowiem zastrzeżenie formy pisemnej jest równoznaczne z formą elektroniczną tj. przez opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z mocy samego art. 78(1) § 2 KC. W piśmiennictwie podkreśla się, że forma elektroniczna o której stanowi art. 4121 § 2 KSH nie jest tożsama z formą elektroniczną, o której mowa w art. 78(1) KC, i ma postać mniej formalną. Przepis ten przewiduje alternatywne sposoby udzielenia pełnomocnictwa do uczestnictwa oraz wykonywania prawa głosu na walnych zgromadzeniach spółek publicznych – pierwszy z nich to na piśmie, a zgodnie z brzmieniem art. 78(1) KC postać elektroniczna jest równoważna z formą pisemną, a drugi – w postaci elektronicznej, niewymagającej jednak opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym (tak np. Krysik [w:] Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2024).
Możliwość udzielenia pełnomocnictwa w formie elektronicznej ułatwia wykonywanie praw udziałowych, co jest szczególnie istotne w przypadku spółek z kapitałem zagranicznym, gdzie wspólnicy często nie mają możliwości, bez wcześniejszego zawiadomienia, odbyć zgromadzenia celem powzięcia koniecznych uchwał. Udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej umożliwia wspólnikom powzięcie uchwał nawet tego samego dnia, w którym pojawiła się potrzeba głosowania nad daną kwestią.
Innymi przewidzianymi przez prawo sposobami na podjęcie kluczowych decyzji przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez konieczności osobistego stawiennictwa w siedzibie spółki są:
Każdorazowo jednak przed podjęciem uchwały poza formalnie zwołanym zgromadzeniem wspólników należy przeanalizować postanowienia umowy spółki, albowiem mogą one zawierać szczegółowe ograniczenia lub regulacje w tym zakresie.
Klikając „Akceptuję cookies”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych.
