Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych: utworzenie nowego zdarzenia, czy korekta już istniejącego? Analiza na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Pomimo  faktu, iż obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych wszedł w życie kilka lat temu, tj. z dniem 13.10.2019 r. do dziś zgłaszanie do niego danych budzi szereg wątpliwości. Praktycznie doniosłym i jednocześnie dość powszechnie występującym problemem jest poprawne zgłoszenie zmiany danych, których uwzględnienie w rejestrze wymaga ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2023 poz. 1124). Dostępne są dwie możliwości: korekta zgłoszenia istniejącego, bądź utworzenie nowego zdarzenia. Przy czym stosowny wybór nie zawsze jest oczywisty.

Zakres danych podlegających zgłoszeniu

Zgodnie z treścią art. 58 ww. ustawy podmiotem zobowiązanym do zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji jest m.in. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (na potrzeby niniejszego opracowania ABC Sp. z o.o.), do której obowiązku należy zgłoszenie i aktualizacja danych takich jak: firma spółki, forma organizacyjna, siedziba, numer w KRS oraz NIP (art. 59 pkt 1), a nadto  spółka winna zgłosić dane swojego beneficjenta rzeczywistego tj. imię i nazwisko, każde posiadane obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu (art. 59 pkt 2).

Beneficjent rzeczywisty, czyli kto?

Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością beneficjentem rzeczywistym w myśl art. 2 ust. 2 pkt 1 a) ustawy jest osoba fizyczna będąca udziałowcem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów; osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu; osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu; osoba fizyczna sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 i 295), lub osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym-czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Przykład: wspólnik posiadający minimum 25% udziałów w spółce ABC Sp. z o.o.

Terminy na dokonanie zgłoszenia. Wpis konstytutywny a wpis deklaratoryjny

Spółki objęte obowiązkiem zgłoszenia danych w rejestrze, które zostały wpisane do KRS przed dniem przed 13.10.2019 r. miały obowiązek zgłoszenia do CRBR informacji o beneficjentach rzeczywistych do dnia 13.7.2020 r. Warto przypomnieć, iż pierwotnie termin został ustalony na 13.4.2020 r., jednakże został przedłużony na podstawie art. 52 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568).

Wszelkie zmiany danych spółki ABC Sp. z o.o., o których mowa w art. 59 ustawy, które nastąpiły po 13.7.2020 r. także muszą znaleźć odzwierciedlenie w rejestrze. Wynika to z treści art. 60 w ust. 1a ustawy, stanowiącym, że dane zgłaszane do Rejestru powinny być aktualizowane w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania. 14 – dniowy termin, o którym mowa wyżej został wprowadzony na mocy art. 40 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, który wszedł w życie dnia 10.11.2022 r. Przed tą datą aktualizacja danych musiała następować w terminie 7 dni.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określając maksymalny termin na dokonanie aktualizacji danych rozróżnia zmiany na te, dla których wpis do KRS ma charakter konstytutywny i te, dla których wpis do KRS ma charakter deklaratoryjnym. Dla pierwszych z nich zmiany należy dokonać w terminie 14 dni od dnia ujawnienia zmiany w KRS, z kolei dla zmiany o charakterze deklaratoryjnym w terminie 14 dni od dnia jej dokonania (ewentualnie w terminie późniejszym, a wynikającym ze stosownej uchwały).

Przykład: zmiana siedziby spółki ABC Sp. z o.o., wymaga wpisu do KRS, stąd też skuteczna będzie dopiero z chwilą ujawnienia wpisu w tym rejestrze. Aktualizacja obowiązku ujawnienia zmiany siedziby spółki ABC Sp. z o.o. w CRBR ma miejsce z chwilą wpisu zmiany w KRS i od tego momentu biegnie 14 dniowy termin.

Przykład: zmiana adresu Spółki ABC Sp. z o.o. (bez zmiany jej siedziby), skuteczna jest z momentem określonym w uchwale zarządu spółki o zmianie adresu siedziby spółki. Może to być data tożsama z dniem podjęcia uchwały, bądź termin późniejszy z tej uchwały wynikający. Data określona w uchwale jest wyznacznikiem dla biegu terminu do aktualizacji danych w CRBR.

Co istotne, do biegu terminu do dokonania aktualizacji danych nie wlicza się po pierwsze sobót i dni ustawowo wolnych od pracy, a ponadto czasu trwania awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu teleinformatycznego (od chwili wystąpienia awarii lub zakłócenia wskazanych w informacji zamieszczonej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych do chwili zamieszczenia informacji o ich usunięciu).

Nowe zgłoszenia a korekta zgłoszenia już istniejącego

W praktyce dostrzega się szereg błędnych wpisów widniejących w CRBR. Prawidłowe zgłoszenie danych powinno odbywać się z uwzględnieniem następujących zasad: spółka ABC Sp. z o.o. zmieniła adres spółki na podstawie uchwały zarządu spółki z 24.8.2023 r. Zgodnie z treścią uchwały, wchodzi ona w życie z dniem podjęcia. Powyższe oznacza, iż spółka ABC Sp. z o.o. ma obowiązek do zaktualizowania danych o nowym adresie siedziby do 13.9.2023 r., albowiem wpis tej zmiany ma charakter deklaratoryjny. Zakładamy, że spółka ABC Sp. z .o.o. po 13.7.2020 r. (ostatni dzień, w którym spółki, o których mowa w art. 58 ustawy miały obowiązek wpisania do rejestru informacje o beneficjentach rzeczywistych) nie dokonywała żadnych zmian danych, o których mowa w art. 59 ustawy. Tym samym dla spółki ABC Sp. z o.o. w CRBR widnieje tylko pierwsze zgłoszenie. Aby uwzględnić zmianę adresu jej siedziby należy utworzyć nowe zgłoszenie z datą 24.8.2023 r.

Spółki wpisane do KRS przed 13.10.2019 r. w pierwszym zgłoszeniu (które powinno nastąpić do dnia 13.7.2020 r.) powinny podać dane aktualne na dzień dokonywania zgłoszenia. A więc datą pierwszego zdarzenia jest data dokonania zgłoszenia do CRBR. Z kolei dla spółek wpisanych do KRS po 13.10.2019 r. obowiązek do zgłoszenia informacji do CRBR aktualizuje się dopiero z chwilą wpisu spółki do rejestru.

Funkcję „utwórz nowe zgłoszenie” należy odróżnić od „korekty zgłoszenia”. Nowe zgłoszenia to nic innego jak zgłoszenia nowej zmiany danych, o których mowa w art. 59 ustawy. Druga z wymienionych funkcji przeznaczona jest jak sama nazwa wskazuje do korekty zgłoszenia już istniejącego i służy do poprawy m.in. oczywistej omyłki pisarskiej. Z treści § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z 16.5.2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych (Dz. U Dz.U.2018, poz. 968) wynika, iż w przypadku stwierdzenia przez spółkę oczywistej omyłki w złożonym zgłoszeniu spółka ta składa niezwłocznie, nie później niż w terminie trzech dni roboczych od dnia stwierdzenia oczywistej omyłki, skorygowane zgłoszenie zawierające poprawne dane. Oczywiście w praktyce możliwość dokonywania korekt zgłoszenia nie jest czasowo ograniczona, a zapis wynikający z powołanego rozporządzenia zdaje się być swoistym zaleceniem, którego zastosowanie nie powoduje dla zgłaszającego negatywnych konsekwencji prawnych.

Należy podkreślić, iż korekta zgłoszenia jest i powinna być nie tylko narzędziem do poprawy oczywistej omyłki, ale także do skorygowania błędów istotnych.  Tylko korekta doprowadzić może do odkodowania w rejestru przebiegu zdarzeń (błędnie wpisanego, a następnie tego samego z korektą). Skorzystanie w takiej sytuacji z możliwości wprowadzenia nowego zdarzenia doprowadziłoby jedynie do powstania kolejnych wątpliwości – przede wszystkim pozostawiałoby dwa zdarzenia – jedno błędne oraz drugie poprawne, co nie pozwoliłoby na możliwość ustalenia która treść jest zgodna z rzeczywistym stanem rzeczy.

Przykład: błędnie wpisano w zgłoszeniu informacje o uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu – zamiast uprawnień o charakterze pośrednim, wpisano uprawnienia o charakterze bezpośrednim. Poprawa błędu powinna nastąpić poprzez korektę zgłoszenia, zawierającego błędne dane.

Na co zwrócić uwagę. Zalecenia

Dokonując bądź to korekty zgłoszenia bądź dodając nowe zgłoszenie należy mieć na uwadze, iż każde z opisanych działań jest widoczne w systemie. Powyższe oznacza, iż w przypadku skorygowania zgłoszenia sprzed kilku lat na skutek zauważonego w nim błędu – data takiej korekty będzie widoczna w systemie. Stąd też szczególnie zalecana jest uważność i skrupulatność w dokonywaniu zgłoszeń do rejestru CRBR. Każda zmiana danych, o której mowa w art. 59 ustawy musi być w rejestrze odzwierciedlona na zasadzie jedna zmiana = jedno nowe zgłoszenie. Każda korekta danych – to działanie na konkretnym zgłoszeniu już istniejącym. Chcąc dokonać zgłoszeń w sposób historycznie zgodny ze stanem faktycznym, należy przeanalizować jakie dane indentyfikacyjne spółka posiadała w określonej dacie oraz jakie dane identyfikacyjne w tejże dacie posiadał beneficjent rzeczywisty.