Ustawa o ochronie sygnalistów: Kim jest sygnalista i jakie obowiązki spoczywają na podmiotach w związku z wejściem w życie nowych przepisów

Ustawa o ochronie sygnalistów z 14.06.2024 r. (dalej jako „ustawa”) wejdzie w życie już 25.09.2024 r. Zostało zatem niewiele czasu na wdrożenie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako „procedura”). Podmioty, które będą zobowiązane do wdrożenia procedury, muszą ją podać do wiadomości osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz, najpóźniej w 17.09.2024 r. tak, aby od momentu wejścia w życie przepisów zaczęła w podmiocie obowiązywać.

Ustawa o ochronie sygnalistów: definicja sygnalisty

Definicja sygnalisty jest szeroka. Zgodnie z art. 4 ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; funkcjonariusz w rozumieniu ustaw szczególnych oraz żołnierz.

Niemniej ustawa o ochronie sygnalistów znajdzie zastosowanie również do osoby fizycznej, o która mowa powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Istotne znaczenie ma tutaj kontekst związany z pracą. Definicja jest niejednoznaczna. W dużym uproszczeniu chodzi jednak o to, by sygnalista o naruszeniu prawa dowiedział się albo w procesie rekrutacji, w czasie trwania zatrudnienia lub po jego zakończeniu, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Wprowadzenie procedury

Wprowadzenie procedury polegać będzie na trzech zasadniczych krokach:

1. ustaleniu wstępnej treści procedury,
2. przeprowadzeniu konsultacji w zakresie procedury z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa (albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa). Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez Szpital projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych,
3. podaniu procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Procedura będzie mogła zostać wprowadzona nawet gdy podmiot nie dojdzie do porozumienia co do jej treści ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami pracowników.

Obligatoryjne elementy procedury

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje również obligatoryjne elementy procedury. Powinna ona w szczególności określać:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej “adresem do kontaktu”,
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność,
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowymi,
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną,
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Upoważnienie

W podmiocie można upoważnić konkretną osobę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowić odrębną komórkę organizacyjną, która będzie zajmować się zgłoszeniami. W przypadku komórki organizacyjnej każda z osób w niej pracujących winna mieć osobne upoważnienie. W przypadku dalszych czynności podejmowanych w związku ze zgłoszeniem tzw. działań następczych są dwie możliwości:

1. podmiot może upoważnić konkretną osobę lub ustanowić odrębną komórkę organizacyjną do podejmowania tych działań, inne niż te, które przyjmują zgłoszenie. Ważne by były one bezstronne.
2. podmiot może upoważnić do podejmowania działań następczych tą samą osobę lub komórkę organizacyjną, którą wyznaczył do przyjmowania zgłoszeń, jeżeli zapewnią one bezstronność.

Rejestr zgłoszeń

Podmiot nadto, będzie miał obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym należy zawrzeć takie informacje jak: numer zgłoszenia; przedmiot naruszenia prawa; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; adres do kontaktu sygnalisty; data dokonania zgłoszenia; informacja o podjętych działaniach następczych; data zakończenia sprawy.

Skorzystaj z gotowej procedury ochrony sygnalistów!

Ustawa o ochronie sygnalistów – podsumowanie

Podmioty, które obejmie obowiązek wdrożenia procedury będą musiały zmierzyć się nie tylko z jej wprowadzeniem, ale również po wejściu w życie przepisów, z procedowaniem otrzymywanych zgłoszeń. Warto w procedurze możliwie szczegółowo opisać poszczególne działania, jakie będą podejmowane po otrzymaniu zgłoszenia, co ułatwi procedowanie zgłoszenia. Nowe przepisy z pewnością nastręczać będą wiele trudności interpretacyjnych w kontekście poszczególnych działań i przypadków zgłoszeń.