Przeliczanie staży pracy po nowemu

Majowy weekend za nami…sezon grillowy się rozpoczął, a wraz z nim – już z dniem 1 maja 2026 r. – zaczął również obowiązywać pracodawców z tzw. sektora prywatnego przepis art. 302¹ Kodeksu pracy, który wprowadza nowe zasady przeliczania staży pracy pracowników. Przepis ten niewątpliwie wpłynie na wysokość wynagrodzenia niektórych pracowników, których uprawnienia do świadczeń pieniężnych oraz ich wysokość są uzależnione od posiadanego pracowniczego okresu zatrudnienia (zarówno ogólnego, jak również zakładowego), co z kolei wiąże się po stronie pracodawców z koniecznością ponoszenia wyższych kosztów zatrudniania pracowników.

Nowe okresy wliczane do pracowniczego stażu pracy

Przepis art. 302¹ KP precyzuje jakie nowe okresy nieświadczenia przez pracownika pracy na podstawie stosunku pracy będą wliczane pracownikowi do okresu jego zatrudnienia (czyli do stażu pracy), od którego zależy nabycie lub wysokość świadczenia pracowniczego. Zarazem, za okresy zaliczalne do stażu pracy ustawodawca uznał zarówno takie okresy, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia społeczne (np. z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej), oraz takie okresy, za które osoba jedynie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, bez względu na to, czy składki na ubezpieczenia zostały opłacone (np. umowy zlecenia, świadczenia usług, agencyjna).

Zwraca się uwagę na to, że nowy przepis art. 302¹ KP nie wprowadził żadnej ogólnej zasady, że do okresu zatrudnienia pracownika wlicza się wszystkie okresy pozostawania w ubezpieczeniu społecznym, bez względu na tytuł tego ubezpieczenia. Wręcz odwrotnie, powołany przepis wprowadził katalog zamknięty niepracowniczych okresów, które są zaliczalne do stażu pracy pracownika.

Co przy tym istotne, do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (tzw. staż zakładowy) wlicza się pracownikowi niektóre okresy, jeżeli w tych okresach świadczył pracę na rzecz swego pracodawcy. Oznacza to, że jeżeli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (B2B) lub w ramach umów cywilnoprawnych pracownik świadczył usługi na rzecz innych podmiotów niż na rzecz swego pracodawcy, u którego chce te okresy zaliczyć do swojego zakładowego stażu pracy, to wtedy tych okresów nie zalicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, natomiast okresy te wlicza się do ogólnego stażu pracy tego pracownika.

W przypadku nakładania się wymienionych powyżej okresów lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy, wtedy do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.

Okresy, o których mowa w przepisie art. 302¹ KP, muszą zostać – zasadniczo – potwierdzone stosownymi zaświadczeniami wydanymi przez ZUS (nie dotyczy to przykładowo okresów wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą, które należy udokumentować w inny sposób).

Moment objęcia pracowników skutkiem nowego przepisu art. 302¹ Kodeksu pracy

W świetle przepisu art. 6 Ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (zwanej dalej „UoZmKP”), uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów, o których mowa w przepisie art. 302¹ KP, do pracowniczego okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej (czyli w przypadku pracodawców z tzw. sektora prywatnego – od dnia 1 maja 2026 r.). W konsekwencji trzeba przyjąć, że uprawnienia pracownicze wynikające z faktu wliczenia do okresu zatrudnienia pracowników okresów niepracowniczego zatrudnienia przysługują – zasadniczo – od dnia nabycia tych uprawnień jednak nie wcześniej niż od dnia 1 maja 2026 r. Innymi słowy, przepis art. 6 UoZmKP wprowadza istotne ograniczenie w stosowaniu przepisu art. 302¹ KP, a mianowicie uprawnienia wynikające z tego wliczenia przysługują wprawdzie od dnia nabycia prawa do nich, ale nie może to nastąpić wcześniej niż od dnia rozpoczęcia stosowania przepisu art. 302¹ KP. Jeśli zatem nie ma przepisów szczególnych, to dopiero od dnia rozpoczęcia stosowania powołanego przepisu pracownik może nabyć prawo do danego świadczenia (np. nagrody jubileuszowej lub dodatku stażowego) wynikającego z wydłużenia mu stażu pracy. Zarazem, uprawnienie to pracownik nabywa w dniu, w którym upływa okres zatrudnienia – ustalony wraz z wliczeniem dodatkowych okresów przewidzianych przepisem art. 302¹ KP – uprawniający pracownika do danego świadczenia. Należy zauważyć, iż pracownicy odnoszą korzyści z zaliczania dodatkowych okresów do pracowniczego stażu pracy, jednak dla ograniczenia nadmiernego obciążenia pracodawców skutki z tym związane zostały ograniczone – co do zasady – tylko do tych świadczeń, do których prawo będące następstwem wliczenia dodatkowych okresów powstało w okresie biegnącym od dnia rozpoczęcia stosowania przepisu art. 302¹ KP. Jest to więc regulacja szczególna.

U niektórych pracodawców mogą jednak obowiązywać odrębne regulacje dotyczące skutków wejścia w życie przepisów przewidujących zaliczanie do pracowniczego stażu pracy dodatkowych okresów. Takie regulacje mogą być w szczególności zamieszczone w obowiązującym u danego pracodawcy regulaminie wynagradzania i wówczas mają one pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisem art. 6 UoZmKP, jeżeli owe szczególne regulacje są korzystniejsze dla pracowników (przepis art. 9 § 2 KP). Dlatego też kwestia, czy u danego pracodawcy skutki wejścia w życie przepisu art. 302¹ KP będą miały zastosowanie jedynie na przyszłość, czy też mogą jednak rodzić pewne konsekwencje również w okresie przed 1 maja 2026 r. (w szczególności w przypadku nagród jubileuszowych), to ostatecznie zależy od konkretnych postanowień zakładowych aktów prawa pracy regulujących zasady wynagradzania pracowników. Warto więc omawianą kwestię wcześniej przeanalizować i zweryfikować, czy rozpoczęcie obowiązywania przepisu art. 302¹ KP wywoła u danego pracodawcy dalsze konsekwencje finansowe oraz ewentualny wzrost kosztów zatrudniania.

Termin nabycia przez pracownika uprawnień w związku z przepisem art. 302¹ KP a moment dostarczenia pracodawcy dokumentu z ZUS potwierdzającego okres wliczany do stażu pracy

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 2 UoZmKP, pracownicy mają termin 24 miesięcy – od dnia rozpoczęcia obowiązywania ustawy zmieniającej (czyli w przypadku pracodawców z tzw. sektora prywatnego – od dnia 1 maja 2026 r.)  – na stosowne udokumentowanie okresów, o których mowa w przepisie art. 302¹ KP. W przypadku dostarczenia przez zainteresowanego pracownika odpowiednich dokumentów we wskazanym terminie pracodawca jest zobowiązany do weryfikacji uprawnień pracowniczych tego pracownika zależnych od okresu zatrudnienia oraz do stwierdzenia, czy w ogóle te uprawnienia przysługują oraz ewentualnie od kiedy (od dnia nabycia, nie wcześniej niż od dnia wejścia przepisu w życie).

W konsekwencji trzeba zatem przyjąć, że nawet jeśli zainteresowany pracownik przekaże swojemu pracodawcy z tzw. sektora prywatnego wymagane dokumenty – obligujące do zaliczenia do stażu pracy tego pracownika okresy wymienione w przepisie art. 302¹ KP – po dniu 1 maja 2026 r., a zarazem po dniu, w którym pracownik nabyłby prawo do tych uprawnień, to pracodawca ma wówczas obowiązek wyrównania pracownikowi świadczeń pracowniczych, bowiem graniczne są daty nabycia przez pracownika danych uprawnień (lecz nie wcześniej niż dzień 1 maja 2026 r.), a nie data przekazania pracodawcy dokumentów potwierdzających konieczność wliczania do stażu zatrudnienia pracownika okresów wymienionych w przepisie art. 302¹ KP. Wyjątek będzie dotyczyć sytuacji, gdy pracownik w przyszłości przekaże swemu pracodawcy wspomniane dokumenty po upływie 24 miesięcy licząc od dnia 1 maja 2026 r., bowiem w takim przypadku „okresów nieudokumentowanych w terminach (…) pracodawca zatrudniający pracownika odpowiednio w dniu wejścia w życie ustawy albo w dniu określonym w art. 9 nie wlicza do okresu zatrudnienia tego pracownika.”.