Doręczenia przez Portal Informacyjny po zmianach. Co muszą wiedzieć strony postępowania?

1.06.2026 r. w życie weszła kolejna część nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.) dokonanej ustawą z dnia 5.08.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2025 r. poz. 1172 (ustawa nowelizująca), rozszerzająca krąg podmiotów, którym pisma sądowe mogą być doręczane przez Portal Informacyjny. 

Dotychczasowy stan prawny

Możliwość doręczania pism sądowych adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej poprzez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym została wprowadzona w okresie pandemii COVID-19. Obowiązywała wówczas ustawa z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Zgodnie z treścią uchylonego już art. 15zzs⁹ ust. 2 tej ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczyło to pism, które podlegały doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.

Powyższe rozwiązanie miało charakter szczególny i epizodyczny. Sprawdziło się ono w praktyce, dlatego też ustawodawca zdecydował się wprowadzić je na stałe do k.p.c. Ustawą z dnia 7.07.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2023 r. poz. 1860, dodany został art. 131^1a k.p.c., umożliwiający sądowi doręczenie adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pism sądowych poprzez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym.

Nie dotyczy to pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje ich kopią utrwaloną w postaci elektronicznej.

Również zatem po wprowadzeniu możliwości doręczania przez sąd pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, krąg podmiotów, które mogły być adresatami takich doręczeń, był ograniczony zasadniczo do tzw. podmiotów profesjonalnych.

Rozszerzenie kręgu adresatów doręczeń przez Portal Informacyjny 

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem art. 131^1a § 1 k.p.c., w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, komornikowi sądowemu lub stałemu mediatorowi, a także stronie, która dokonała wyboru takiego sposobu doręczania, pisma sądowe oraz odpisy pism procesowych lub innych dokumentów niepochodzących od sądu, którymi sąd dysponuje w postaci elektronicznej, wyłącznie przez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.

Nie dotyczy to pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje nimi w postaci elektronicznej.

W konsekwencji, począwszy od dnia 1.06.2026 r. sąd – poza dotychczasowemu kręgowi podmiotów – może doręczać pisma sądowe za pośrednictwem Portalu Informacyjnego również komornikowi sądowemu, stałemu mediatorowi oraz stronie, która dokonała wyboru takiego sposobu doręczania.

Ustawodawca w art. 131^1a § 1¹ k.p.c. doprecyzował w jaki sposób strona powinna dokonać wyboru powyższego sposobu doręczenia. Przepis ten stanowi, że oświadczenie o wyborze sposobu doręczeń, o którym mowa w § 1, lub oświadczenie o rezygnacji z nich strona składa za pośrednictwem Portalu Informacyjnego i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Oświadczenie o rezygnacji ze sposobu doręczeń, o którym mowa w § 1, strona może złożyć również na piśmie. Oświadczenie o rezygnacji ze sposobu doręczeń, o którym mowa w § 1, odnosi skutek prawny z chwilą zawiadomienia sądu.

Mając na uwadze powyższe, strona uzyskała możliwość złożenia oświadczenia o wyborze doręczeń przez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym za pośrednictwem tego Portalu – i jest to wyłączny sposób złożenia przedmiotowego wniosku. Natomiast oświadczenie o rezygnacji ze sposobu doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego może być złożone albo za pośrednictwem Portalu, albo na piśmie.

Uzasadnienie wprowadzonych zmian

Uzasadniając wprowadzone rozwiązanie projektodawca wskazał, że komornicy sądowi posiadają konta w Portalu Informacyjnym, a mediatorzy mogą je posiadać. Natomiast ustawa nowelizująca nałożyła od dnia 1.03.2026 r. na komorników sądowych oraz stałych mediatorów obowiązek posiadania konta w Portalu Informacyjnym, odpowiednio poprzez dodanie art. 35a do ustawy z dnia 22.03.2018 r. o komornikach sądowych oraz art. 157b § 4 ustawy z dnia 27.07.2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych.

W uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wskazano, że projektowana zmiana ma na celu zwiększenie efektywności postępowania, jak również zmniejszenie kosztów związanych z wydrukiem i doręczeniem przesyłek w formie tradycyjnej. Nie zawarto w nim natomiast informacji dotyczących przyczyn rozszerzenia kręgu podmiotów, które mogą być adresatami doręczeń przez Portal Informacyjny, również o strony.

Praktyczne konsekwencje wprowadzonych zmian

Umożliwienie sądom doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego komornikom sądowym oraz stałym mediatorom uznać należy za prawidłowy, dalszy krok informatyzacji postępowania cywilnego. Natomiast rozszerzenie kręgu podmiotów, które mogą być adresatami takich doręczeń, również na strony, które dokonały wyboru takiego sposobu doręczania, wydaje się być krokiem przedwczesnym, zwłaszcza w przyjętej przez ustawodawcę formie.  

W szczególności wątpliwości budzi wprowadzenie w art. 131^1a § 1¹ k.p.c. trybu złożenia oświadczenia o wyborze sposobu doręczeń oraz rezygnacji z niego za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Należy bowiem podkreślić, że możliwość wnoszenia pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego została wprowadzona do k.p.c. ustawą nowelizującą z dniem 1.03.2026 r. Takie uprawnienie uzyskali adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator w zakresie katalogu pism sprecyzowanych w art. 125¹ § 2 k.p.c., obejmującym:

1. zgłoszenie się do udziału w sprawie,
2. zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
3. zawiadomienia o zmianie miejsca zamieszkania,
4. oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację,
5. wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
6. apelację, zażalenia (z wyłączeniem zażaleń do Sądu Najwyższego),
7. pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego,
8. wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pisma uzupełniającego braki formalne takiego wniosku,
9. wniosek o nadanie klauzuli wykonalności określonym tytułom egzekucyjnym oraz
10. wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Obligatoryjnie powyższe pisma podmioty profesjonalne będą wnosić za pośrednictwem Portalu Informacyjnego od dnia 1.03.2027 r. Obecnie natomiast, zgodnie z art. 183¹³ §  1² k.p.c. wyłącznie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego mają one obowiązek wnosić wniosek oraz dalsze pisma procesowe w postępowaniu o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację.

W konsekwencji, w aktualnym stanie prawnym wyłącznie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego wnosi się dwie kategorie pism:

1. wniosek oraz dalsze pisma procesowe w postępowaniu o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację – jeżeli wnosi je adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej albo prokurator,
2. oświadczenie o wyborze sposobu doręczeń wyłącznie przez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym – jeśli wnosi je strona.

Powyższe rozwiązanie w praktyce może okazać się być problematyczne, zwłaszcza jeżeli na wstępnym etapie sprawy strona będzie działać samodzielnie i wybierze powyższy sposób doręczeń pism sądowych. Po przystąpieniu do sprawy profesjonalnego pełnomocnika, zgodnie z treścią art. 133§3 k.p.c., pisma sądowe doręcza się temu pełnomocnikowi.

Niemniej jednak w praktyce, zwłaszcza na początkowym etapie obowiązywania omawianej nowelizacji, może dochodzić do sytuacji omyłkowego kierowania doręczeń bezpośrednio do stron, które złożą oświadczenie o doręczaniu im pism wyłącznie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Z tego względu zarówno strony korzystające z przedmiotowego sposobu doręczeń, jak również ich pełnomocnicy, powinni wykazać się szczególną czujnością w zakresie weryfikowania kwestii doręczeń. Konsekwencje ewentualnych uchybień w tym zakresie mogą być bowiem daleko idące.

Kierunkowo rozszerzenie wykorzystania Portalu Informacyjnego jako alternatywnego dla formy tradycyjnej sposobu doręczeń pism sądowych również stronom ocenić należy pozytywnie. Niemniej jednak umożliwienie stronom składania oświadczenia o wyborze takiego sposobu doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego wydaje się być krokiem przedwczesnym. Zwłaszcza, że profesjonalni pełnomocnicy uzyskali możliwość wnoszenia określonej kategorii pism za pośrednictwem Portalu dopiero trzy miesiące wcześniej.