Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana techniczna – to realna transformacja procesów finansowo-księgowych, obiegu dokumentów i odpowiedzialności podatkowej w firmie. Pomagamy przedsiębiorcom bezpiecznie przejść przez proces wdrożenia KSeF. Minimalizujemy ryzyka podatkowe i dbamy o to, aby KSeF stał się sprawnie działającym elementem Twojego biznesu, a nie źródłem problemów.
W tym miejscu nasi specjaliści z Działu Prawa Podatkowego na bieżąco identyfikują i analizują najnowsze zagadnienia oraz problemy podatkowe pojawiające się w praktyce stosowania KSeF. Każdy temat omawiamy z perspektywy przedsiębiorców, wskazując realne ryzyka, możliwe konsekwencje oraz bezpieczne rozwiązania. To praktyczne centrum wiedzy, które pomaga być o krok przed zmianami i ograniczyć ryzyko błędów w codziennych rozliczeniach.
W ostatnim czasie w mediach pojawia się szereg informacji dotyczących obowiązkowego KSeF. Nie wszystkie z nich są jednak precyzyjne i mogą wprowadzać w błąd zarówno przedsiębiorców jak i konsumentów.
Na przykład w jednej z reklam informuje się kupującą, że od 1 lutego 2026 r. nie otrzyma faktury w wersji papierowej, co może sugerować, że z tą datą faktury w takiej formie nie będą wystawiane.Jednakże jest to informacja nieprecyzyjna, szczególnie budząca obawy konsumentów (osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej), co ma istotnie znaczenie np. w przypadku konieczności udokumentowania wydatków w celu skorzystania z ulg w podatku dochodowym.Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku przedsiębiorcy wystawiają faktury elektroniczne (poza systemem KSeF) lub faktury w postaci papierowej (ust. 3). Jednak zgodnie z ust. 4 tego przepisu podatnicy mogą również wystawiać faktury ustrukturyzowane, wówczas mają obowiązek udostępnić tę fakturę konsumentowi w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT).Istnieje również opcja, iż konsumentom będą udostępniane faktury ustrukturyzowane w KSeF, o czym stanowi art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT. W tej sytuacji wystawca faktury jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury w KSeF poprzez podanie kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.Wobec powyższego informacje medialne powinny wskazywać w szczególności konsumentom możliwości pozyskania faktury od przedsiębiorcy, przy czym istotne jest również wyjaśnienie, że faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana to dwa odrębne dokumenty.
Wiele osób zastanawia się, czy po wprowadzeniu KSeF możliwe będzie wystawianie faktury przy użyciu kas fiskalnych online, bez konieczności stosowania KSeF.
W tym przypadku Ministerstwo Finansów potwierdziło, że do końca 2026 r. jest taka możliwość.Wprowadzone przepisy przejściowe pozwalają na alternatywne stosowanie faktur ustrukturyzowanych. Należy dodać, że okres przejściowy obejmuje swoim zakresem także paragony z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone).Obowiązek powstanie dopiero od 2027 r., przy sprzedaży na rzecz podatnika. Po tej dacie nie będzie możliwości wystawiania faktur poprzez kasy fiskalne. Dodatkowo, paragony fiskalne z NIP-em nabywcy nie będą uznane za faktury. Powyższe oznacza, że od 2027 r. faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.W KSeF nie muszą być natomiast wystawiane faktury dla konsumentów, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takim przypadku wystawianie faktur w KSeF na rzecz ww. konsumentów, zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie jest nieobowiązkowe.Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli konsument zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, wówczas otrzyma fakturę. Jeśli sprzedawca zdecyduję się wystawić na rzecz konsumenta fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSeF, wówczas musi ją udostępnić ww. nabywcy w sposób z nim uzgodniony.Przy czym, sprzedawca będzie zobowiązany do weryfikacji, czy wystawia fakturę na rzecz przedsiębiorcy, czy na rzecz konsumenta. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT).
Każda faktura ustrukturyzowana jest e-fakturą, ale nie każda e-faktura jest ustrukturyzowana.
Obecnie dla celów podatku do towarów i usług istnieją dwa rodzaje e-faktur:
– tradycyjna e-faktura generowana zazwyczaj w formacie PDF, Word lub jako skan (nie mająca obowiązującego schematu), zazwyczaj wygenerowana z programu księgowego;
– e-faktura ustrukturyzowana, której dane są uporządkowane według schematu XML, zgodnego ze strukturą logiczną FA (3).
Taka sytuacja będzie miała miejsce do końca 2026r., ponieważ z dniem 1 stycznia 2027r. wszyscy podatnicy VAT czynni i zwolnieni (z określonymi w przepisach wyjątkami) zostaną objęci obowiązkiem wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych. Tradycyjne e-faktury po tej dacie będą jednak mogły nadal być stosowane w przypadku, gdy ich odbiorcą będzie np. konsument i zażąda wystawienia faktury w określonym przepisami terminie.
Jakie są najistotniejsze różnice między tymi dwoma rodzajami e-faktur?
1. Tradycyjna e-faktura przesyłana jest odbiorcy w sposób dobrowolny (jako PDF, mailowo), podczas gdy faktura ustrukturyzowana wysyłana jest jedynie w systemie KSeF.
2. Na otrzymanie tradycyjnej e-faktury wymagana jest zgoda odbiorcy, czego nie przewiduje KSeF w przypadku faktur ustrukturyzowanych.
3. Autentyczność i integralność treści e-faktury tradycyjnej zapewnia jej wystawca, natomiast w przypadku faktury ustrukturyzowanej elementy te zapewnia KSeF.
4. Tradycyjne e-faktury przechowywane są przez przedsiębiorcę przez 5 lat (do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zaś KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat.
Pamiętajmy zatem, że każda faktura ustrukturyzowana jest e-fakturą, ale nie każda e-faktura jest ustrukturyzowana.
Zapewniamy kompleksowe wsparcie z zakresu prawa podatkowego przy stosowaniu KSeF. Analizujemy skutki podatkowe nowych obowiązków, identyfikujemy ryzyka oraz pomagamy dostosować procedury wewnętrzne do aktualnych wymogów przepisów. Doradzamy w sytuacjach problemowych, interpretacyjnych i spornych, dbając o bezpieczeństwo podatkowe Twojej organizacji. Koncentrujemy się na profesjonalnym doradztwie podatkowym i ochronie interesów przedsiębiorców.
zaangażowania w Twoją sprawę
Każde wdrożenie traktujemy indywidualnie – analizujemy procesy w Twojej firmie i proponujemy rozwiązania realnie dopasowane do jej struktury i skali działalności.
doświadczenia
Od lat wspieramy przedsiębiorców w projektach wymagających łączenia wiedzy podatkowej, prawnej i biznesowej – również przy zmianach systemowych o dużej skali, jak wprowadzenie KSeF.
projektów i audytów
Pracujemy z firmami z różnych branż, dzięki czemu rozumiemy specyfikę procesów operacyjnych i wiemy, gdzie najczęściej pojawiają się ryzyka związane z KSeF.
Regularnie organizujemy eksperckie webinary poświęcone podatkom oraz bieżącym zmianom w przepisach. Omawiamy najnowsze regulacje, praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców oraz aktualne stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych. To wartościowe źródło wiedzy dla osób odpowiedzialnych za finanse i podatki w organizacji – pozwala na bieżąco reagować na zmiany i podejmować świadome, bezpieczne decyzje biznesowe.
Klikając „Akceptuję cookies”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych.
