KSeF

Na przykład w jednej z reklam informuje się kupującą, że od 1 lutego 2026 r. nie otrzyma faktury w wersji papierowej, co może sugerować, że z tą datą faktury w takiej formie nie będą wystawiane.Jednakże jest to informacja nieprecyzyjna, szczególnie budząca obawy konsumentów (osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej), co ma istotnie znaczenie np. w przypadku konieczności udokumentowania wydatków w celu skorzystania z ulg w podatku dochodowym.Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku przedsiębiorcy wystawiają faktury elektroniczne (poza systemem KSeF) lub faktury w postaci papierowej (ust. 3). Jednak zgodnie z ust. 4 tego przepisu podatnicy mogą również wystawiać faktury ustrukturyzowane, wówczas mają obowiązek udostępnić tę fakturę konsumentowi w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT).Istnieje również opcja, iż konsumentom będą udostępniane faktury ustrukturyzowane w KSeF, o czym stanowi art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT. W tej sytuacji wystawca faktury jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury w KSeF poprzez podanie kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.Wobec powyższego informacje medialne powinny wskazywać w szczególności konsumentom możliwości pozyskania faktury od przedsiębiorcy, przy czym istotne jest również wyjaśnienie, że faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana to dwa odrębne dokumenty.

W tym przypadku Ministerstwo Finansów potwierdziło, że do końca 2026 r. jest taka możliwość.Wprowadzone przepisy przejściowe pozwalają na alternatywne stosowanie faktur ustrukturyzowanych. Należy dodać, że okres przejściowy obejmuje swoim zakresem także paragony z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone).Obowiązek powstanie dopiero od 2027 r., przy sprzedaży na rzecz podatnika. Po tej dacie nie będzie możliwości wystawiania faktur poprzez kasy fiskalne. Dodatkowo, paragony fiskalne z NIP-em nabywcy nie będą uznane za faktury. Powyższe oznacza, że od 2027 r. faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.W KSeF nie muszą być natomiast wystawiane faktury dla konsumentów, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takim przypadku wystawianie faktur w KSeF na rzecz ww. konsumentów, zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie jest nieobowiązkowe.Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli konsument zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, wówczas otrzyma fakturę. Jeśli sprzedawca zdecyduję się wystawić na rzecz konsumenta fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSeF, wówczas musi ją udostępnić ww. nabywcy w sposób z nim uzgodniony.Przy czym, sprzedawca będzie zobowiązany do weryfikacji, czy wystawia fakturę na rzecz przedsiębiorcy, czy na rzecz konsumenta. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT).

Obecnie dla celów podatku do towarów i usług istnieją dwa rodzaje e-faktur:

– tradycyjna e-faktura generowana zazwyczaj w formacie PDF, Word lub jako skan (nie mająca obowiązującego schematu), zazwyczaj wygenerowana z programu księgowego;

– e-faktura ustrukturyzowana, której dane są uporządkowane według schematu XML, zgodnego ze strukturą logiczną FA (3).

Taka sytuacja będzie miała miejsce do końca 2026r., ponieważ z dniem 1 stycznia 2027r. wszyscy podatnicy VAT czynni i zwolnieni (z określonymi w przepisach wyjątkami) zostaną objęci obowiązkiem wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych. Tradycyjne e-faktury po tej dacie będą jednak mogły nadal być stosowane w przypadku, gdy ich odbiorcą będzie np. konsument i zażąda wystawienia faktury w określonym przepisami terminie.

Jakie są najistotniejsze różnice między tymi dwoma rodzajami e-faktur?

1. Tradycyjna e-faktura przesyłana jest odbiorcy w sposób dobrowolny (jako PDF, mailowo), podczas gdy faktura ustrukturyzowana wysyłana jest jedynie w systemie KSeF.

2. Na otrzymanie tradycyjnej e-faktury wymagana jest zgoda odbiorcy, czego nie przewiduje KSeF w przypadku faktur ustrukturyzowanych.

3. Autentyczność i integralność treści e-faktury tradycyjnej zapewnia jej wystawca, natomiast w przypadku faktury ustrukturyzowanej elementy te zapewnia KSeF.

4. Tradycyjne e-faktury przechowywane są przez przedsiębiorcę przez 5 lat (do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zaś KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat.

Pamiętajmy zatem, że każda faktura ustrukturyzowana jest e-fakturą, ale nie każda e-faktura jest ustrukturyzowana.

W „Podręczniku KSeF” Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury). Wynika to z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT. Kod QR pozwala na zweryfikowanie autentyczności wizualizacji, ponieważ po jego zeskanowaniu prowadzi on bezpośrednio do danych na fakturze w KSeF. Z kolei z ust. 4 tego przepisu określa przypadki, kiedy kontrahent nie może odebrać faktury bezpośrednio w KSeF, między innymi, gdy:

– miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa,

– nabywcą jest kontrahent zagraniczny nie posiadający w Polsce siedziby działalności gospodarcze lub stałego miejsca prowadzenia tej działalności oraz polskiego numeru NIP,

– nabywcą jest konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i wówczas faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Z praktycznego punktu widzenia nie wydaje się więc błędem księgowanie w systemach firmy na podstawie wizualizacji faktury, pod warunkiem jej zweryfikowania w systemie KSeF. Skoro wizualizacja ma stanowić wierne odzwierciedlenie faktury w KSeF, to musi zawierać wszystkie dane, które obejmuje struktura XML, tj.: dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty i stawki VAT, warunki płatności, numer faktury i numer KSeF, dodatkowe adnotacje wymagane przepisami prawa. Jak informuje Ministerstwo Finansów w „Podręczniku KSeF” wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia. Nie jest jednak zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji.

Obliczając wartość sprzedaży w danym miesiącu, należy zsumować wszystkie kwoty brutto (tj. wraz z należnym VAT) z faktur, które podatnik byłby zobowiązany do wystawienia w KSeF. Co ważne, do limitu 10.000 zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF).

Do wyżej wymienionego limitu nie wlicza się wartości sprzedaży z faktur:

1. wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT),

2. wystawionych przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy,

3. uznanych za uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. paragony fiskalne z NIP nabywcy do wartości 450 zł brutto (100 euro),

4. których wystawianie z KSeF zostało wyłączone na podstawie rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740), tj.:

– świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, przewozu osób, kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, finansowych i ubezpieczeniowych, jeśli usługi te są udokumentowane są np. w formie biletu, polisy ubezpieczeniowej lub inną fakturą o węższym zakresie danych,

– dostawy towarów i świadczenia usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

a) nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,

b) sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Do limitu 10.000 zł wlicza się fakturę zawsze w miesiącu jej wystawienia, a nie w miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, chyba że faktura została wystawiona w miesiącu sprzedaży.

Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10.000 zł, to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury. Fakt nieprzekroczenia limitu w kolejnym miesiącu pozostaje już bez znaczenia. A zatem po przekroczeniu tego limitu nie będzie już można wystawiać faktur poza KSeF.

Funkcjonalność jest dedykowana nabywcy, który otrzyma w KSeF faktury budzące wątpliwości, np. wystawione przez podmioty, z którymi nigdy nie współpracował i od których nie nabył żadnych towarów bądź usług.

Nowe narzędzie nie służy do zgłaszania reklamacji, omyłek dotyczących np. ceny lub przedmiotu dostawy, a także danych dotyczących wystawcy faktury.

Ponadto funkcję tę należy odróżnić od „ukrycia faktury”, która jest procesem odwracalnym, służącym również nabywcom w przypadkach, gdy np. z danej faktury nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego lub gdy nabywca zgłosił ją jako fakturę „scamową”.

Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:

1. zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,

2. przejść do zakładki „Faktury i Lista faktur”,

3. wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,

4. skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,

5. wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,

6. zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Od 24 kwietnia 2026 r. faktur „scamowych” nie należy już zgłaszać poprzez formularz zgłoszeniowy KSeF.

Z nowej funkcji nie może skorzystać sprzedawca występujący na fakturze jako wystawca lub też osoba działająca z jego upoważnienia.

Każde zgłoszenie może dotyczyć wyłącznie jednej faktury. Nie przewidziano bowiem zbiorczego zgłaszania wielu faktur, które mogą być źródłem potencjalnych nadużyć.

Istotne jest, że samo zgłoszenie faktury „scamowej” nie zwalnia przedsiębiorców z dochowania należytej staranności przy analizie dokumentów otrzymywanych w KSeF. Co więcej, faktura nadal pozostaje dokumentem funkcjonującym w Systemie, a samo zgłoszenie nie powoduje jej automatycznego unieważnienia ani usunięcia. Wprawdzie organy podatkowe przeprowadzają weryfikację dokonanego zgłoszenia, jednak o jej wynikach nie informują przedsiębiorcy, który dokonał tego zgłoszenia.

Zatem przedsiębiorca – pomimo zgłoszenia – we własnym zakresie winien dokonać oceny, czy może uznać, że jest to faktura zakupowa, a tym samym czy przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Zatem, jeśli prawo to nie przysługuje, a faktura „scamowa” trafiła już do JPK_VAT, konieczna jest korekta deklaracji za okres, w którym dokument został ujęty.

Nowa funkcjonalność systemu KSeF jest niewątpliwie skutecznym narzędziem uszczelniania systemu VAT i należy ją powszechnie propagować. Powinna również oddziaływać korzystnie wobec podatników dokonujących zgłoszenia i umacniać ich wiarygodność poprzez to, że zgłaszając faktury „scamowe” w swej działalności gospodarczej działają z zachowaniem należytej staranności.